Privacy Statement

Excap hecht veel waarde aan bescherming van uw privacy en aan uw vertrouwen in onze manier van werken. Je kunt ervan op aan dat wij: 

• Werken naar de letter en de geest van de privacy wet- en regelgeving 
• Jouw gegevens veilig en zorgvuldig verwerken alleen voor de doeleinden waarvoor deze verstrekt zijn 
• Wij jouw gegevens in ons bestand houden zolang nodig is voor het doeleind 
• Jouw gegevens niet doorgeven of verkopen aan derden voor commerciële of charitatieve doeleinden 
• Jouw wettelijke rechten respecteren, zoals recht op: inzage, correctie, herroeping en verwijdering 
• Alleen samenwerken met partijen die dezelfde uitgangspunten hanteren 
• Jouw vragen over jouw privacy eerlijk zullen beantwoorden 

 
1. Hoe gebruikt excap jouw gegevens? 

Excap gevestigd aan de Meir 12 te Antwerpen is verantwoordelijk voor de gegevensverwerking, van persoonsgegevens voor de volgende doeleinden: 

• Inschrijven als mystery shopper > voor de werving- en selectie van mystery shoppers (check hiervoor de Privacy Statement voor mystery shoppers) 
• Stories aanvraag > voor verzenden magazine 
• Aanmelding event > voor het op de hoogte houden van het event 
• Verzoek tot contact voor meer informatie > voor het telefonisch of per e-mail informeren over te leveren diensten. 
• Sollicitatieformulier > voor het verwerken van de sollicitatie 
• Chatfunctie > indien er een verzoek tot informatie of contact opnemen wordt gedaan via de chatfunctie dan slaan we deze gegevens op om hieraan gehoor te geven. 
• Om je een optimaal websitebezoek te garanderen maken wij gebruik van cookies, raadpleeg hiervoor ons Cookiebeleid 
• Uitvoeren van klant- of medewerkers onderzoeken 

 
2. Ontvangers van de persoonsgegevens 

De gegevens kunnen worden doorgegeven aan (sub-)verwerkers. Met (sub-)verwerkers zijn verwerkersovereenkomsten afgesloten waarin minimaal dezelfde of stengere beveiligingsmaatregelen worden vastgelegd als die excap zelf hanteert. Het kan zijn dat excap verplicht is jouw gegevens te verstrekken aan een derde partij, bijvoorbeeld op grond van een wettelijke verplichting. 

3. Informatie specifiek voor respondenten van klant- of medewerkers onderzoeken 

3.1 Welke persoonsgegevens worden door excap verwerkt, waarom en op welke grondslag? 

Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens en doeleinden waarvoor excap uw persoonsgegevens verwerkt. De door excap uitgevoerde onderzoeken en de daaruit voortvloeiende resultaten zijn altijd anoniem en geaggregeerd. Dit betekent dat uw werkgever geen inzicht kan verkrijgen in de specifiek door u gegeven antwoorden, tevens kan er op basis van de gegeven antwoorden niet herleid worden naar een specifieke werknemer. 

excap gebruikt uw persoonsgegevens alleen voor de volgende doeleinden: 

• Om u de enquête toe te zenden; 
• Om de resultaten zo accuraat mogelijk te maken; 
• Om de door u ingevulde antwoorden in clusters op basis van geslacht, afdeling en leeftijd op geaggregeerd niveau te verwerken; 

3.1.1 Contactgegevens 

excap krijgt uw contactgegevens van uw werkgever met als doel om u te kunnen uitnodigen deel te nemen aan de enquête. Wij gebruiken uw contactgegevens alleen voor dit doel en uw gegevens worden nooit gebruikt in de onderzoeksresultaten of gedeeld met derde partijen. 

• Contactgegevens: naam en emailadres. 

Wij verwerken deze persoonsgegevens met als doel:

Om u deel te kunnen laten nemen aan de Enquête; 

De wettelijke grondslag voor de verwerking van deze persoonsgegevens is: 

De verwerking van deze gegevens is noodzakelijk voor de behartiging van ons gerechtvaardigde belang om onze diensten toe te kunnen spitsen op een specifieke opdracht. 

3.1.2 Persoonlijke informatie 

excap verkrijgt van uw werkgever verschillende persoonsgegevens die nodig zijn om op accurate wijze de prestaties van medewerkers te kunnen koppelen aan het onderzoeksresultaat. excap verwerkt deze gegevens altijd in geaggregeerde vorm. Dit houdt in dat een gegevens set altijd bestaat uit minimaal 5 respondenten die geclusterd worden in leeftijd- en ervaringssegmenten. Hierdoor zijn de gegevens in het onderzoeksrapport nooit herleidbaar tot een individueel persoon. 

• Leeftijd; 
• Geslacht; 
• Werkervaring bij de werkgever die het onderzoek uitvoert.   

Wij verwerken deze persoonsgegevens met als doel: 

Om het onderzoek zo accuraat mogelijk uit te voeren. 

De wettelijke grondslag voor de verwerking van deze persoonsgegevens is: 

De verwerking van deze gegevens is noodzakelijk voor de behartiging van ons gerechtvaardigde belang om onze diensten zo goed mogelijk aan u te kunnen aanbieden. 

3.1.3 Informatie gerelateerd aan prestatie van een medewerker 

excap verkrijgt i.h.k.v. het uitvoeren van haar onderzoek prestatie gerelateerde werknemer informatie. Deze gegevens worden geaggregeerd verwerkt voordat ze worden toegevoegd aan het onderzoeksrapport. Hierdoor is de informatie nooit te herleiden tot een specifiek persoon. De informatie die verkregen wordt is afhankelijk van het uit te voeren onderzoek maar kan o.a. bestaan uit: 

• Conversiepercentages; 
• Afwezigheidscijfers; 

Wij verwerken deze persoonsgegevens met als doel: 

Om het onderzoek zo accuraat mogelijk uit te voeren. 

De wettelijke grondslag voor de verwerking van deze persoonsgegevens is: 

De verwerking van deze gegevens is noodzakelijk voor de behartiging van ons gerechtvaardigde belang om onze diensten zo goed mogelijk aan te kunnen aanbieden. 

3.2 Onderzoeksresultaten 

Als u een Enquête invult dan verkrijgen wij hiermee informatie die naar u te herleiden is. Deze informatie (op persoonsniveau) wordt nooit gedeeld met uw werkgever of zakelijke relatie. Om uw privacy verder te waarborgen worden onderzoeksresultaten pas geaggregeerd op het moment dat er minimaal 5 respondenten zijn. Uw werkgever of zakelijke relatie ontvangt nooit onderzoeksresultaten die te herleiden zijn naar individueel gegeven antwoorden.   

Wij verwerken deze persoonsgegevens met als doel: 

Om het onderzoek zo accuraat mogelijk uit te voeren.   

De wettelijke grondslag voor de verwerking van deze persoonsgegevens is: 

• U heeft toestemming gegeven hiervoor 
• De verwerking van deze gegevens is noodzakelijk voor de behartiging van ons gerechtvaardigde belang om onze diensten zo goed mogelijk aan te kunnen aanbieden. 

3.3 In welke gevallen maakt excap persoonsgegevens bekend aan derden? 

Gegevens worden niet verstrekt aan derde partijen, met als uitzondering de volgende gevallen: 

• Wanneer u daar zelf toestemming voor heeft gegeven; 
• Indien verstrekking aan derden op basis van wet- en/of regelgeving verplicht is, als excap dat nodig acht ten behoeve van een rechtszaak of als excap dat noodzakelijk vindt om haar rechten te beschermen. 
• In het geval dat excap gegevens verstrekt aan de door haar ingeschakelde verwerkers die in opdracht van excap persoonsgegevens verwerken. 

Uw gegevens worden nooit voor commerciële of andere doeleinden met derde partijen gedeeld.  

4.  Doorgifte van uw gegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) 

Uw gegevens worden binnen de EER opgeslagen en verwerkt. Er vindt geen doorgifte plaats. Buiten de EER. 

 
5. Wat zijn jouw rechten? 

Onder de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming beschik je over een aantal rechten met betrekking tot jouw gegevens en de verwerking ervan: 

5.1 Inzage 

Je kunt jouw eigen (persoons)gegevens altijd bekijken en zo nodig wijzigen in jouw account. Als je de persoonsgegevens wilt zien die bij excap over jou zijn vastgelegd, kun je een verzoek tot inzage doen. 

5.2 Wijzigen 

Als je veranderingen wilt aanbrengen in de persoonsgegevens die je hebt gezien naar aanleiding van een inzageverzoek en die je niet zelf in je account kan veranderen, kun je een verzoek hiertoe doen bij excap. Je kunt verzoeken dat excap je gegevens wijzigt, verbetert, aanvult of verwijdert. 

5.3 Beperken van de verwerking 

Je hebt daarnaast, onder voorwaarden, het recht om excap te verzoeken de verwerking van jouw persoonsgegevens te beperken. 

5.4 Recht van bezwaar 

Als een bepaalde verwerking op grond van het ‘gerechtvaardigd belang’ van excap of een derde plaatsvindt, heb je het recht om bezwaar te maken tegen die verwerking. 

5.5 Gegevensoverdracht 

Je hebt het recht jouw persoonsgegevens van excap te verkrijgen. Excap zal deze verstrekken in een gestructureerde en gangbare vorm, die op eenvoudige wijze in andere gangbare digitale systemen te openen valt. Op deze manier kun je jouw gegevens ook bij een andere aanbieder onderbrengen. 

5.6 Toestemming intrekken 

In alle gevallen waarin de grondslag voor een bepaalde gegevensverwerking jouw toestemming is, heb je het recht die toestemming in te trekken. Dat heeft voor het verleden geen gevolgen, maar betekent wel dat wij die gegevens dan niet meer mogen verwerken. Het kan zijn dat excap je daardoor bepaalde diensten niet meer kan leveren. 

5.7 Reactie door excap 

Een verzoek kan verstuurd worden naar info@excap.be. Excap zal jouw verzoek zo snel mogelijk inwilligen en in elk geval niet later dan één (1) maand nadat excap een dergelijk verzoek heeft ontvangen. Indien excap jouw verzoek afwijst zullen wij in ons antwoord aangeven waarom het verzoek wordt afgewezen. 

  
6. Wijzigingen Privacy Statement 

Dit Privacy Statement kan worden gewijzigd. De versiedatum staat onderaan vermeld. 

 
7. Vragen? 

Mocht je vragen over de verwerking van persoonsgegevens hebben dan kunt u ons bereiken op +32 3 303 70 92, indien je een klacht wilt indienen omtrent ons privacybeleid dat kun je je wenden tot: de heer Yves van Dorsselaer (Managing Director). 

Laatste versie: 09-03-2023