Privacy Statement

Excap neemt jouw privacy zeer serieus

Excap neemt jouw privacy zeer serieus en zal informatie over jou (de betrokkene) op een veilige manier verwerken en gebruiken. In dit Privacy Statement leggen wij je uit welke gegevens wij verwerken, en met welk doel we dat doen. Daarnaast kun je in dit Privacy Statement lezen over jouw rechten met betrekking tot onze verwerking van jouw persoonsgegevens. We raden je aan dit Privacy Statement aandachtig door te nemen. Voor vragen kun je altijd contact opnemen met info@excap.be. 

Excap hecht veel waarde aan bescherming van uw privacy en aan uw vertrouwen in onze manier van werken. Je kunt ervan op aan dat wij: 

  • Werken naar de letter en de geest van de privacy wet- en regelgeving 
  • Jouw gegevens veilig en zorgvuldig verwerken alleen voor de doeleinden waarvoor deze verstrekt zijn 
  • Wij jouw gegevens in ons bestand houden zolang nodig is voor het doeleind 
  • Jouw gegevens niet doorgeven of verkopen aan derden voor commerciële of charitatieve doeleinden 
  • Jouw wettelijke rechten respecteren, zoals recht op: inzage, correctie, herroeping en verwijdering 
  • Alleen samenwerken met partijen die dezelfde uitgangspunten hanteren 
  • Jouw vragen over jouw privacy eerlijk zullen beantwoorden 

 
1. Hoe gebruikt excap jouw gegevens? 

Excap gevestigd aan de Meir 12 te Antwerpen is verantwoordelijk voor de gegevensverwerking, van persoonsgegevens voor de volgende doeleinden: 

  • Inschrijven als mystery shopper > voor de werving- en selectie van mystery shoppers (check hiervoor de Privacy Statement voor mystery shoppers) 
  • Stories aanvraag > voor verzenden magazine 
  • Aanmelding event > voor het op de hoogte houden van het event 
  • Verzoek tot contact voor meer informatie > voor het telefonisch of per e-mail informeren over te leveren diensten. 
  • Sollicitatieformulier > voor het verwerken van de sollicitatie 
  • Chatfunctie > indien er een verzoek tot informatie of contact opnemen wordt gedaan via de chatfunctie dan slaan we deze gegevens op om hieraan gehoor te geven. 
  • Om je een optimaal websitebezoek te garanderen maken wij gebruik van cookies, raadpleeg hiervoor ons Cookiebeleid 
  • Uitvoeren van klant- of medewerkers onderzoeken 

 
2. Ontvangers van de persoonsgegevens 

De gegevens kunnen worden doorgegeven aan (sub-)verwerkers. Met (sub-)verwerkers zijn verwerkersovereenkomsten afgesloten waarin minimaal dezelfde of stengere beveiligingsmaatregelen worden vastgelegd als die excap zelf hanteert. Het kan zijn dat excap verplicht is jouw gegevens te verstrekken aan een derde partij, bijvoorbeeld op grond van een wettelijke verplichting. 

 

3. Informatie specifiek voor respondenten van klant- of medewerkers onderzoeken 

3.1 Welke persoonsgegevens worden door excap verwerkt, waarom en op welke grondslag? 

Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens en doeleinden waarvoor excap uw persoonsgegevens verwerkt. De door excap uitgevoerde onderzoeken en de daaruit voortvloeiende resultaten zijn altijd anoniem en geaggregeerd. Dit betekent dat uw werkgever geen inzicht kan verkrijgen in de specifiek door u gegeven antwoorden, tevens kan er op basis van de gegeven antwoorden niet herleid worden naar een specifieke werknemer. 

excap gebruikt uw persoonsgegevens alleen voor de volgende doeleinden: 

  • Om u de enquête toe te zenden; 
  • Om de resultaten zo accuraat mogelijk te maken; 
  • Om de door u ingevulde antwoorden in clusters op basis van geslacht, afdeling en leeftijd op geaggregeerd niveau te verwerken; 

3.1.1 Contactgegevens 

excap krijgt uw contactgegevens van uw werkgever met als doel om u te kunnen uitnodigen deel te nemen aan de enquête. Wij gebruiken uw contactgegevens alleen voor dit doel en uw gegevens worden nooit gebruikt in de onderzoeksresultaten of gedeeld met derde partijen. 

  • Contactgegevens: naam en emailadres. 

Wij verwerken deze persoonsgegevens met als doel:

Om u deel te kunnen laten nemen aan de Enquête; 

De wettelijke grondslag voor de verwerking van deze persoonsgegevens is: 

De verwerking van deze gegevens is noodzakelijk voor de behartiging van ons gerechtvaardigde belang om onze diensten toe te kunnen spitsen op een specifieke opdracht. 

3.1.2 Persoonlijke informatie 

excap verkrijgt van uw werkgever verschillende persoonsgegevens die nodig zijn om op accurate wijze de prestaties van medewerkers te kunnen koppelen aan het onderzoeksresultaat. excap verwerkt deze gegevens altijd in geaggregeerde vorm. Dit houdt in dat een gegevens set altijd bestaat uit minimaal 5 respondenten die geclusterd worden in leeftijd- en ervaringssegmenten. Hierdoor zijn de gegevens in het onderzoeksrapport nooit herleidbaar tot een individueel persoon. 

  • Leeftijd; 
  • Geslacht; 
  • Werkervaring bij de werkgever die het onderzoek uitvoert.   

Wij verwerken deze persoonsgegevens met als doel: 

Om het onderzoek zo accuraat mogelijk uit te voeren. 

De wettelijke grondslag voor de verwerking van deze persoonsgegevens is: 

De verwerking van deze gegevens is noodzakelijk voor de behartiging van ons gerechtvaardigde belang om onze diensten zo goed mogelijk aan u te kunnen aanbieden

3.1.3 Informatie gerelateerd aan prestatie van een medewerker 

excap verkrijgt i.h.k.v. het uitvoeren van haar onderzoek prestatie gerelateerde werknemer informatie. Deze gegevens worden geaggregeerd verwerkt voordat ze worden toegevoegd aan het onderzoeksrapport. Hierdoor is de informatie nooit te herleiden tot een specifiek persoon. De informatie die verkregen wordt is afhankelijk van het uit te voeren onderzoek maar kan o.a. bestaan uit: 

  • Conversiepercentages; 
  • Afwezigheidscijfers; 

Wij verwerken deze persoonsgegevens met als doel: 

Om het onderzoek zo accuraat mogelijk uit te voeren. 

De wettelijke grondslag voor de verwerking van deze persoonsgegevens is: 

De verwerking van deze gegevens is noodzakelijk voor de behartiging van ons gerechtvaardigde belang om onze diensten zo goed mogelijk aan te kunnen aanbieden. 

3.2 Onderzoeksresultaten 

Als u een Enquête invult dan verkrijgen wij hiermee informatie die naar u te herleiden is. Deze informatie (op persoonsniveau) wordt nooit gedeeld met uw werkgever of zakelijke relatie. Om uw privacy verder te waarborgen worden onderzoeksresultaten pas geaggregeerd op het moment dat er minimaal 5 respondenten zijn. Uw werkgever of zakelijke relatie ontvangt nooit onderzoeksresultaten die te herleiden zijn naar individueel gegeven antwoorden.   

Wij verwerken deze persoonsgegevens met als doel: 

Om het onderzoek zo accuraat mogelijk uit te voeren.   

De wettelijke grondslag voor de verwerking van deze persoonsgegevens is: 

  • U heeft toestemming gegeven hiervoor 
  • De verwerking van deze gegevens is noodzakelijk voor de behartiging van ons gerechtvaardigde belang om onze diensten zo goed mogelijk aan te kunnen aanbieden. 

3.3 In welke gevallen maakt excap persoonsgegevens bekend aan derden? 

Gegevens worden niet verstrekt aan derde partijen, met als uitzondering de volgende gevallen: 

  • Wanneer u daar zelf toestemming voor heeft gegeven; 
  • Indien verstrekking aan derden op basis van wet- en/of regelgeving verplicht is, als excap dat nodig acht ten behoeve van een rechtszaak of als excap dat noodzakelijk vindt om haar rechten te beschermen. 
  • In het geval dat excap gegevens verstrekt aan de door haar ingeschakelde verwerkers die in opdracht van excap persoonsgegevens verwerken. 

Uw gegevens worden nooit voor commerciële of andere doeleinden met derde partijen gedeeld.  

4.  Doorgifte van uw gegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) 

Uw gegevens worden binnen de EER opgeslagen en verwerkt. Er vindt geen doorgifte plaats. Buiten de EER. 

 
5. Wat zijn jouw rechten? 

Onder de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming beschik je over een aantal rechten met betrekking tot jouw gegevens en de verwerking ervan: 

5.1 Inzage 

Je kunt jouw eigen (persoons)gegevens altijd bekijken en zo nodig wijzigen in jouw account. Als je de persoonsgegevens wilt zien die bij excap over jou zijn vastgelegd, kun je een verzoek tot inzage doen. 

5.2 Wijzigen 

Als je veranderingen wilt aanbrengen in de persoonsgegevens die je hebt gezien naar aanleiding van een inzageverzoek en die je niet zelf in je account kan veranderen, kun je een verzoek hiertoe doen bij excap. Je kunt verzoeken dat excap je gegevens wijzigt, verbetert, aanvult of verwijdert. 

5.3 Beperken van de verwerking 

Je hebt daarnaast, onder voorwaarden, het recht om excap te verzoeken de verwerking van jouw persoonsgegevens te beperken. 

5.4 Recht van bezwaar 

Als een bepaalde verwerking op grond van het ‘gerechtvaardigd belang’ van excap of een derde plaatsvindt, heb je het recht om bezwaar te maken tegen die verwerking. 

5.5 Gegevensoverdracht 

Je hebt het recht jouw persoonsgegevens van excap te verkrijgen. Excap zal deze verstrekken in een gestructureerde en gangbare vorm, die op eenvoudige wijze in andere gangbare digitale systemen te openen valt. Op deze manier kun je jouw gegevens ook bij een andere aanbieder onderbrengen. 

5.6 Toestemming intrekken 

In alle gevallen waarin de grondslag voor een bepaalde gegevensverwerking jouw toestemming is, heb je het recht die toestemming in te trekken. Dat heeft voor het verleden geen gevolgen, maar betekent wel dat wij die gegevens dan niet meer mogen verwerken. Het kan zijn dat excap je daardoor bepaalde diensten niet meer kan leveren. 

5.7 Reactie door excap 

Een verzoek kan verstuurd worden naar info@excap.be. Excap zal jouw verzoek zo snel mogelijk inwilligen en in elk geval niet later dan één (1) maand nadat excap een dergelijk verzoek heeft ontvangen. Indien excap jouw verzoek afwijst zullen wij in ons antwoord aangeven waarom het verzoek wordt afgewezen. 

  
6. Wijzigingen Privacy Statement 

Dit Privacy Statement kan worden gewijzigd. De versiedatum staat onderaan vermeld. 

 
7. Vragen? 

Mocht je vragen over de verwerking van persoonsgegevens hebben dan kunt u ons bereiken op +32 3 303 70 92, indien je een klacht wilt indienen omtrent ons privacybeleid dat kun je je wenden tot: de heer Yves van Dorsselaer (Managing Director). 

  

Laatste versie: 09-03-2023 

FAQ

  • Wat is mystery guest onderzoek?

    Het is een marktonderzoek waarbij mystery guests worden uitgestuurd om klantreizen (Customer Journeys) te testen op kwaliteit, operationele efficiëntie, beleving, emoties en indruk. Dankzij deze objectieve resultaten, verkrijg je nieuwe inzichten om de juiste stappen te nemen in de optimalisatie van processen. >Meer weten

  • Welke soorten mystery guest onderzoek bestaan er?

    Er is een heel breed gamma aan onderzoeken. We kunnen ze best indelen in 3 grote categorieën: voor klanten, voor medewerkers en overige. Bij deze laatste, gaat het eerder om kwaliteitsaudits, candidate experience en discriminatieonderzoek. > Alle onderzoeken

  • Wordt mystery guest onderzoek ook voor online journeys ingezet?

    Absoluut. Een online shopper winkelt anders dan een klant in een fysieke winkel. Online mystery shopping legt knelpunten van je website of webshop bloot, zodat je de online ervaring kunt verbeteren. De ganse buyer journey wordt uitgetest, tot en met het effectief retourneren van de aankoop. > Meer weten

  • Hoe gaan Customer Journeys en mystery guest onderzoek samen?

    Bij een mystery guest onderzoek gaan we door alle stappen van de Customer Journey (klantreis). Bij elke stap meten we hoe deze stap bijdraagt tot een uitstekende klantervaring. Uniek aan onze methode is de ExperienceCapture waarbij bewuste en onbewuste emoties worden gecapteerd bij elke stap.

  • Welke criteria bepalen de kostprijs van een goed mystery guest onderzoek?

    Elk onderzoek bestaat uit Project Management, Briefing, Uitvoering & Rapportage. Daarbij geldt dat de post voor uitvoering de grootste is. Deze post wordt beïnvloed door het aantal uit te voeren metingen, de complexiteit en lengte van de opdracht en het profiel van de mystery shopper. > Meer weten

  • Biedt excap ook audits aan?

    Ja, een audit onderscheidt zich van mystery guest onderzoek door zijn objectief en feitelijk karakter. Er wordt gecontroleerd of iets voldoet aan de opgelegde norm (netheid, infrastructuur, ...). Daarbij is een auditeur meestal niet incognito maar maakt hij zich bekend. > Meer weten

  • Wat is de impact van mystery guest onderzoek op Cx en Ex?

    Dankzij de innovatieve rapporteringtools en de frequentie van de metingen, verwerf je inzicht in de resultaten om vervolgens actiegerichte conclusies te gaan formuleren. Jouw impact wordt : hogere klanten- en medewerkerstevredenheid én hogere omzet. >  Customer Experience

  • Kan ik de resultaten monitoren tijdens het mystery guest onderzoek ?

    De resultaten worden samengebracht in een visueel en gebruiksvriendelijk dashboard. Een teamlid kan live de resultaten en de voortgang van het project volgen. Handig is dat je het dashboard op desktop, tablet of mobiel kan raadplegen en dat je de rapporten kan exporteren.

  • Hoe haal ik de juiste inzichten uit de vele data en databronnen?

    Veel bedrijven verzamelen steeds meer data van hun klanten. Dit betreft zowel data vanuit eigen systemen als data vanuit externe (onderzoeks)partners. Excap kan helpen om deze verschillende databronnen aan elkaar te koppelen zodat overkoepelende inzichten ontstaan om een finale impact te realiseren.

  • Welke voorbeelden uit de praktijk bestaan er?

    Wekelijks publiceren we nieuwe inzichten over Customer Experience en Employee Experience. We vinden het belangrijk dat we eigen expertise met ons netwerk kunnen delen. Ook laten we met plezier excap's ambassadeurs aan het woord: tevreden klanten bij wie we voor echte impact zorgden.

  • Verzorgt excap mystery guest onderzoek ook buiten de Benelux?

    Zeker! Dankzij ons uitgebreide netwerk van partners en jarenlange ervaring met internationale projecten, voeren wij niet alleen mystery guest onderzoek uit in heel Europa (en daarbuiten) maar ook audits, customer journey onderzoek, consultancy en kwalitatief onderzoek. >  Meer weten

  • Hoe kan ik de medewerkersbeleving onderzoeken?

    Employee experience wordt gemeten binnen verschillende groepen medewerkers, waarbij verschillende afdelingen worden onderzocht. Zo'n onderzoek vindt per kwartaal plaats maar gebeurt idealiter om de twee weken. Zo kan voortgang en beleid opgevolgd en onmiddellijk bijgestuurd worden. > Meer weten

  • Kan ik ook mystery shopper worden?

    Dat kan! Iedereen vanaf 18 jaar kan mystery shopper worden bij excap. Doe de test om te zien of jij geschikt bent. Geslaagd? Dan mag je jezelf vanaf dan mystery shopper noemen!

  • Waarom is de feedback van mystery shoppers betrouwbaar?

    Onze mystery Shoppers krijgen voor aanvang van hun opdracht een uitgebreide briefing waardoor ze altijd goed voorbereid op pad gaan. Het aantal opdrachten per mystery shopper houden we beperkt om zo de kwaliteit te kunnen waarborgen. Een interne controle doet de rest.

  • Wie zijn de mystery shoppers van excap en hoe groot is dit bestand?

    Ons bestand, dat ruim 5000 mystery shoppers telt, bestaat uit zeer verschillende mensen. Van jong tot oud, van make-upliefhebbers en klussers tot leerkrachten en ingenieurs.

  • Kan ik aanspraak maken op de KMO-portefeuiile?

    Ja, dat kan zeker omdat excap een erkend dienstverlener is door het Agentschap Innoveren en Ondernemen.  Meer weten > 

  • Kan ik zelf een bijkomende vraag stellen?